Integritetspolicy

1. Vilka uppgifter samlar vi in?

Vi behandlar personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att leverera vår tjänst. De kategorier av uppgifter vi hanterar är:

• Kontaktuppgifter — namn, e-postadress och telefonnummer till föreningens kontaktpersoner.
• Mejlinnehåll — inkommande mejl som behandlas av vårt AI-system för att generera svarsutkast.
• Föreningsinformation — gruppnamn, träningstider, platser, kölistor och annan verksamhetsdata som föreningen tillhandahåller.

2. Varför behandlar vi uppgifterna?

Syftet med vår behandling är att:

• Generera svarsutkast på inkommande mejl till föreningen.
• Administrera kundrelationen (fakturering, support, kommunikation).
• Förbättra och utveckla tjänsten.

3. Rättslig grund

Vi stöder vår behandling på följande rättsliga grunder:

• Avtal — behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med föreningen (artikel 6.1 b GDPR).
• Berättigat intresse — för att förbättra och säkra tjänsten (artikel 6.1 f GDPR).

4. Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar personuppgifter så länge kundrelationen är aktiv. Vid avslutad tjänst raderas all data inom 30 dagar, om inte lagkrav (t.ex. bokföringslagen) kräver längre lagring.

5. Vilka delar vi uppgifterna med?

Vi delar uppgifter med följande kategorier av tredjepartsleverantörer, samtliga inom EU/EES eller med adekvat skyddsnivå:

Leverantör	Syfte	Plats
AI-tjänster (OpenAI / Anthropic)	Generering av svarsutkast	EU/EES-endpoint
Google Gmail API	Hämta och skicka mejl	EU/EES
Pinecone	Vektordatabas för kunskapsbas	EU/EES
Supabase	Databas och autentisering	EU/EES

Vi säljer aldrig personuppgifter till tredje part och delar dem inte i marknadsföringssyfte.

6. Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

EMK Solutions agerar som personuppgiftsbiträde åt föreningen (den personuppgiftsansvarige) vad gäller mejlinnehåll. Vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med alla kunder som specificerar villkoren för vår behandling.

7. Dina rättigheter

Som registrerad har du rätt att:

• Tillgång — begära ett registerutdrag över de uppgifter vi har om dig.
• Rättelse — begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Radering — begära att vi raderar dina uppgifter ("rätten att bli glömd").
• Dataportabilitet — få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format.
• Invändning — invända mot behandling baserad på berättigat intresse.
• Begränsning — begära att behandlingen tillfälligt begränsas.

Kontakta oss på mattias@emksolutions.se för att utöva dina rättigheter.

8. Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Besök imy.se för mer information.

9. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar informerar vi våra kunder via e-post. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på denna sida.